Sync

syncTodavía recuerdo cuando compré mi primer diskette de 5.25”. Tenía una “absurda” capacidad de 1.2 MB y le dije a mi papá: “tiene tanta capacidad que nunca lo voy a llenar”. Salvando la distancias, es un comentario tan falto de visión como el aquel mítico atribuido a Bill Gates: “640 KB es suficiente para cualquiera”.
Casi 30 años después tenemos varios dispositivos inteligentes o semi inteligentes que almacenan miles y hasta millones de veces más que aquel humilde disco flexible. Y como el almacenamiento es abundante y económico, tendemos a esparcir nuestros datos, archivos, fotos, música, videos, por todos lados: algunos en una PC; otros en la notebook; contactos, fotos y videos del teléfono en el mismo equipo; emails en las distintas PCs y en Internet; capaz que hasta haya archivos en CDs o DVDs y en la nube…
Lo peor de todo es que no solamente está todo esparcido, sino que no tenemos respaldo (backup). Nuestra vida digital requiere obligatoriamente backup porque estamos expuestos a que nuestra memoria convertida en bits ante un fallo desaparezca en un instante. Pero no solamente backup, sino “sync” o sincronización, es decir que podamos acceder a estos datos ya sea que estemos usando nuestra PC, nuestra tableta, nuestro teléfono o desde Internet.

El tema es bastante complejo y no creo que una misma solución se aplique para todo el mundo, pero me voy a atrever a dar algunos consejos para distintas ocasiones, iniciando con la información personal: contactos, calendario e email.

Recordar números telefónicos es un arte en extinción. Con suerte recordamos el teléfono de la casa, de la oficina, de algún colega, de la pareja… Capaz que hasta 10, pero no mucho más. Dependemos de la agenda de nuestro teléfono para llamar y para saber quién nos llama. Sin embargo, le prestamos poca atención a proteger esta información.
Por otro lado, el calendario es distinto. Creo que está muy por debajo en el tema de prioridades, ya que muy pocos son los que necesitan tener un día tan organizado y sobretodo asegurarse de que la información no se pierda, con la posible excepción de los cumpleaños, aunque parecería que incluso esto ya no es tan importante en estos tiempos donde delegamos los recordatorios de cumpleaños a Facebook. Sin embargo, aunque pueda no ser necesario guardar la información de la agenda, si es interesante que pueda ser gestionada desde varios sitios (PC, Web y teléfono) y que todos tengan la misma información.

Nokia
Nokia tiene hace años un programa gratuito para Windows (hay también una versión para Mac) llamado Ovi Suite (antes llamado PC Suite. A propósito, Ovi quiere decir Puerta en finlandés). Este programa se conecta al teléfono vía cable o Bluetooth. El cable puede ser que varíe de teléfono a teléfono, pero por suerte casi todos los teléfonos Nokia soportan Bluetooth (BT) y si la PC no tiene se puede poner una interfase BT por unos pocos dólares. Por esta razón, siempre preferí usar BT a cables.
Una vez instalado el programa y pareados el teléfono y la PC, se puede hacer sync de los datos del celular que en algunos modelos incluye a parte de los contactos, el calendario, las notas e incluso las fotos, videos y música. El sync de calendario, contactos, notas y tareas es compatible con Outlook y eso es una gran cosa para tener no solamente respaldo, sino que sincronización entre PC y teléfono de la información personal.
La nueva versión del Ovi Suite tiene soporte para guardar datos en la nube de Nokia, pero con la decisión de Nokia de adoptar WindowsPhone, muchos de los servicios actuales pueden ser dejados de lado de un día para otro (véase Ovi Files), así que por ahora yo no los subiría a la nube de Nokia.
Por suerte, la alternativa a través de Google existe (ver iOS/Android/… más abajo).
El PC Suite fue mi aliado inseparable por una década manteniendo silenciosa, incansable e inalábricamente sincronizada la agenda de mi teléfono y la de mi PC (contactos, calendario, notas y tareas) con Outlook. Durante esos 10 años, cambié varias veces de teléfono casi sin esfuerzo, manteniendo unos 1000 contactos y cientos de entradas en el calendario.
Tal fue mi dependencia de este “combo” que no dejé Nokia sino hasta recientemente cuando pude encontrar un reemplazo satisfactorio (ver iOS/Android/… más abajo).

iOS (Apple iPhone/iPad)
Apple fue introduciendo las piezas de su eocsistema en forma magistral. Cuando salió el iPhone, iTunes ya era extremadamente popular. Muchos lo usábamos aunque sea como catálogo de música y para los poseedores de iPods era su centro de comando para hacer todo, desde manejar los playlists, sincronizar las músicas y gestionar el dispositivo.
El iPhone, iPad y iPod Touch pueden sincronizar calendario y contactos con Outlook a través del iTunes. Cada vez que se enchufan a la PC, iTunes inicia un backup y realiza un sync, copiando contactos y calendario entre Outlook y el equipo.
Lastimosamente esta sincronización require que se conecte el dispositivo a la PC, a menos que uno contrate el servicio de Apple llamadoMobileMe por USD 99 por año que realiza la sincronización sin cables. El servicio MobileMe tiene otras características que sumadas tal vez justifiquen este costo para algunos.
Pero si usás Gmail, hay una alternativa, como se meciona a continuación.

iOS/Android/Blackberry/WindowsPhone/Symbian
Por suerte, los que decidimos entregarle voluntariamente a Google toda nuestra información (mail, contactos, agenda, documentos, fotos, vídeos, música y dentro de muy poco tal vez nuestro ADN) recibimos a cambio probablemente el mejor servicio de email existente (al menos entre los ‘gratuitos’), un decente gestor de contactos y un calendario muy completo. Fiel a sus principios Web, Google permite acceder a estos servicios en forma gratuita desde cualquier navegador, sea de escritorio o móvil, pero también hay formas de sincronizar mail, contactos y calendario con Outlook y con los teléfonos.
El email es bastante obvio, tanto en la PC como en los teléfonos, así que no vale la pena entrar en detalles. En todo caso, lo que yo sugiero es usar IMAP en vez de POP para que la experiencia de sincronización de email se maximice.
Contactos y Calendario es un poco mas rebuscado, pero posible, y siempre hay que tener en cuenta que hay una configuración para la PC y otra para los teléfonos.

Outlook (PC) <==> Google

Para sincronizar el calendario de Google con Outlook hay que usar una aplicación gratuita de Google llamada Google Calendar Sync que se instala en la PC y que después de una configuración muy básica, mantiene sincronizados ambos calendarios cada cierto tiempo (típicamente cada 2 horas).

Para sincronizar Contactos, Google tiene una aplicación, pero solo está disponible para usuarios de Google Apps para Empresas y cuesta $50/año. Es decir que si tu cuenta de Google es tu_nick@gmail.com, no podés sincronizar contactos con esa aplicación ni aunque estés dispuesto a pagar.

Por suerte unos desarrolladores tomaron un proyecto abandonado e hicieron un equivalente a la app de Google que realiza la magia de sincronizar tus contactos de Outlook con los de tu cuenta de Gmail. La app se llama GO Contact Sync Mod. De forma parecida a Google Calendar Sync, cada cierto tiempo (típicamente cada 2 horas) sincroniza tus contactos de Outlook con los de Gmail.

Con estas 2 apps en tu PC ya está resuelta la mitad del problema.

Teléfono (iPhone, Android, WindowsPhone, Blackberry, Symbian) <==> Google

Todos los teléfonos mencionados permiten cuentas de Google. Pero algunos requieren trucos para que la magia ocurra.

    • Android: Estos teléfonos casi que no pueden ser usados sin una cuenta de Google. Así que una vez ingresada la dirección de Gmail y la contraseña, en Configuración/Cuentas uno puede elegir que servicios de Google sincronizar, entre ellos: correo, calendario, contactos, fotos. Aquellos que son marcados son sincronizados y están disponibles en el teléfono.
    • iPhone: La primera vez que uno hace tap en el icono de correo del iPhone, se muestran los logos de los servicios de email soportados. Aunque figure Gmail, hay que elegir Microsoft Exchange y luego poner:

Correo: tu_nick@gmail.com

Dominio: dejar vacío

Usuario: tu_nick@gmail.com

Contraseña: tu contraseña de Gmail

Descripción: lo que quieras

El iPhone va a tratar de conectarse y puede ser que pida que confirmes algunas cosas. Acepta todo.

Luego te va a mostrar una pantalla parecida a la anterior con un nuevo campo, Servidor, donde vas a escribir:

Servidor: m.google.com

El iPhone hará otra verificación y te mostrara cuales servicios queres sincronizar: mail, contactos y calendario. Le decís que todos y listo: tu iPhone comenzara a sincronizarse con la nube!

Ah! Esto es válido también para el iPad y el iPod Touch.

    • Blackberry: en el Blackberry tenes que configurar tu correo de Gmail y para eso solo necesitas saber tus credenciales de Gmail (dirección de email y tu contraseña). Pero para que la sincronización se haga de manera inalámbrica y no a través del Blackberry Desktop Manager, tenés que descargar una app a tu teléfono llamada Google Sync y se descarga directamente apuntando tu BB ahttp://m.google.com/sync. Una vez descargada, inciás la aplicación e ingresas tus credenciales de Gmail y le decís que haga un sync. A partir de la primera vez, la app hace su trabajo sola y silenciosamente cada cierto tiempo manteniendo tus contactos y calendario en sync con la nube.
    • Windows Phone 7 (WP7): En un teléfono WP7 hay que usar el mismo truco del iPhone y configurar la cuenta de Gmail, no como Gmail, sino como una cuenta de Exchange. Los parámetros son los mismos que los mencionados donde se describe la configuración del iPhone.Terminado el proceso de configuración, y después de unos minutos (dependiendo de la cantidad de contactos y entradas de calendario) el teléfono queda en sync con la nube.
    • Nokia (Symbian): Hace un par de años los smartphones de Nokia vienen con (o se le puede instalar) soporte para el protocolo Microsoft Exchange ActiveSync. Entonces, usando el mismo truco del iPhone y WP7, se configura la cuenta de correo de Gmail como si fuese un Exchange server. Recientemente probé esta configuración en un Nokia X6, usando los mismos parámetros mencionados en el apartado del iPhone, solo que en Dominio, hay que escribir m.google.com. Y voilá! Nokia también hace sync con Google :-)

Con esto ya están todas las patas: Outlook (PC) <=> Nube (Google) <=> Teléfono y un cambio en cualquier lugar es reflejado en los otros 2 de manera silenciosa, transparente y sin cables, como si fuese magia, como corresponde.

Como beneficios adicionales, se tiene un respaldo de la información y se puede cambiar de teléfono, de modelo o incluso saltar de una plataforma a otra sin el estrés de tener que copiar los contactos y la agenda.

Importante: Las zonas horarias de todas las partes (PC, Gmail, Teléfono) deben ser las mismas.

Por hoy se me acabó la pila. Si esto en algo ayuda a alguien habrá valido la pena y me dará fuerzas para seguir explorando alternativas de sync para otros tipos de información.


Update (7-jun-11): Ayer Apple anunció iCloud y Steve Jobs se refirió a MobileMe como “no su mejor momento”. Basicamente tiraron MobileMe a la basura y será reemplazado por iCloud que hará las funciones de MobileMe y más, gratis. Estará disponible en unos meses más.

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Un comentario en “Sync

  1. Pingback: Re-sync | @ arroba

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